Yhteistyötoimikunta
Pöytäkirja 04.12.2023/Pykälä 102

KHALL 07.11.2023 § 263 

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019, myöh. tiedonhallintalaki) tuli voimaan 1.1.2020. Laissa säädetään julkisuusperiaatteen ja hyvän hallinnon vaatimusten toteuttamisesta viranomaisten tiedonhallinnassa sekä tietojärjestelmien yhteentoimivuuden toteuttamisesta. Tiedonhallintalain tavoite on edistää sähköistä tiedonhallintaa, lisätä yhteentoimivuutta, selkeyttää viranomaisten välistä tiedonvaihtoa sekä yhtenäistää tietoturvallisuussäädäntöä. Lain tarkoitus on varmistaa viranomaisten tietoaineistojen yhdenmukainen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi. Haapajärven kaupunki on lain tarkoittama tiedonhallintayksikkö.

Tiedonhallintamalli on kuvaus tiedonhallintayksikössä toimivien viranomaisten tehtävien hoidossa toteutettavasta tiedonhallinnasta. Tiedonhallintamalli on laadittava ja ylläpidettävä palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi, tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi, moninkertaisen tietojenkeruun vähentämiseksi, tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuden toteuttamiseksi sekä tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi.

Tiedonhallintalain 28 §:n mukaisesti kunnan on ylläpidettävä myös kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Kuvaus tehdään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi ja kuvauksesta käytetään nimitystä asiakirjajulkisuuskuvaus. Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Tämä kuvaus on julkaistu Haapajärven kaupungin kotisivuilla.

Tiedonhallintamallin ja asiakirjajulkisuuskuvauksen laadinnat eivät ole kertaluontoisia tehtäviä, vaan niitä on päivitettävä jatkuvasti, erityisesti aina, kun tiedonhallintayksikön tiedonhallinnassa tapahtuu sen sisältöön vaikuttavia muutoksia. Tiedonhallintamalli on luonteeltaan tiedonhallintayksikön oma sisäinen määräys siitä, miten tiedonhallinta ja tietojenkäsittely on toteutettava tiedonhallintamallin mukaisesti, kun käsitellään tietoaineistoja.

Tiedonhallintamallin ylläpitovastuu on tiedonhallintayksiköllä ja siinä toimivilla viranomaisilla. Haapajärvellä tiedonhallintaa johtavat kaupunginhallituksen päätöksen 15.12.2020 § 266 ja hallintosäännön 47-48 §:ien mukaisesti kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja. Tiedonhallintamalli on tarkoitettu kunnan sisäiseen käyttöön. Tiedonhallintamalli on liitteenä.

 Valmistelija: Marianne Ahmaoja 044 4456 132

Päätösehdotus Kaupunginhallitus hyväksyy liitteenä olevan tiedonhallintamallin.

Päätös Hyväksyttiin.

YHTT 04.12.2023 § 102  

252/07.00.00.01/2023  

Tiedonhallintamalli esitellään kokouksessa.

 Valmistelija: Marianne Ahmaoja 044 4456 132

Päätösehdotus Merkitään tiedoksi.

Päätös Merkittiin tiedoksi.