Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 07.02.2023/Pykälä 37

KHALL 07.02.2023 § 37  

22/00.01.03.01/2022  

Kaupungilla on taloushallinnossa käytössä CGI:n järjestelmiä. Raindance -järjestelmä on talousarvion tekemistä varten. Raindance -järjestelmä on myös työkalu kirjanpitäjälle mm. tositteiden tallentamiseen sekä tilinpäätökseen ja käyttöomaisuuskirjanpitoon liittyvien asioiden tallentamiseen. Sieltä löytyvät myös sekä osto- että myyntireskontra, mutta sieltä ei saada varsinaisia talousraportteja esim. tuloslaskelmaa. Rondo -järjestelmään tulevat kaikki ostolaskut, siellä tapahtuu laskujen kierrätys, niiden tarkastus ja hyväksyminen. Rondossa tehdään myös myyntilaskutus. Rondoon kirjataan myös muistiotositteilla tehtävät kirjaukset.

Varsinainen raportointi ja toteutumien seuranta sekä tuloslaskelma, rahoituslaskelma ja tase ovat saatavilla UDP -raportointijärjestelmässä. UDP -raportoinnista voidaan katsella ja tulostaa totetutumatietoja sekä vertailuja erilaisilla määrittelyillä, eri organisaation tasoilla.

Raindance- ja Rondo -järjestelmistä ei siis ole saatavilla sellaista tietoa mitä valtuutetuille olisi tarkoituksen mukaista jakaa eikä sitä mitä aloitteessa ilmeisesti haluttaisiin sieltä saatavan.

Taloudellisten laskelmien ja toteutumien seuranta on parhaiten saatavilla siis UDP -raportoinnista.

Kyseiset järjestelmät sisältävät hyvin monenlaista tietoa ja kaupungin eri päävastuualueiden organisaatiorakenne muodostuu hyvin monista eri asioista ja eritasoista. Kullakin päävastuualueella on erilaisia tarpeita tiedon tuottamista varten, joten eri päävastuualueiden kirjanpito muodostuu eri tavalla ja eri tasoilla kirjattavista asioista. Esim. hallintopalveluissa osa kirjataan tili - kustannuspaikka tasolla ja osa tili - kustannuspaikka -toiminto tasolla. Sivistyspalveluissa kirjataan osa samalla tavalla kuin hallintopalveluissa ja osassa taas pitää tilirakenteessa huomioida projektinumerointi ja osassa taas erittelynumerointi. Teknisissä palveluissa osa kirjataan myös kuten hallintopalveluissa, mutta osassa on käytössä sekä toiminto- että kohde numerointi.

Kirjaustunnisteessa on enimmillään seuraavat asiat: tili - kumppani - alv - kustannuspaikka - toiminto - kohde - projekti - erittely - yleinenkoodi - sisäinen-/ulkoinenkoodi.

Näitä siis käytetään eri tavalla eri asioiden kirjaamiseen ja myös tulosteiden ottamiseen ja toteutumien selaamiseen järjestelmästä, pitää tietää mitä asioita miltäkin tasolta on saatavissa. Myös sisäisten ja ulkoisten erien seuraamiseen on oma koodinsa.

Investoinneissa kirjaukset ja raportit ovat taas erilaisia kuin käyttötaloudessa, joten siinäkin joutuu sisäistämään asian eri tavalla.

Raporttien katsomisessa pitää tietää mitä mistäkin löytää, milloin kuukauden kirjaukset ovat tehtyinä, onko vuosien kirjaustavoissa ollut muutoksia, jotta ne olisivat vertailukelpoisia jne. Varsinkin nyt järjestelmien käyttöön oton alkuvuosina (järjestelmät otettu käyttöön vuoden 2021 alussa) on kirjaamiskäytäntöjä muutettu ja siten pitää tietää mitkä ovat vertailukelpoisia tietoja ja mitkä eivät. Aina kuitenkin kaupungin kokonaistasolla olevat tiedot, kuten myöskin päävastuualueen tiedot kokonaistasolla ovat vertailukelpoisia eri vuosien välillä, siltä osin kuin toiminnot ovat olleet samanlaisia.

Viranhaltijoilla ja työntekijöillä on pienempi työmäärä ottaa itse pyydetyt tiedot ja luovuttaa valtuutetuille kuin opastaa valtuutettuja järjestelmän käytössä ja todeta ovatko saadut tiedot niitä, joita valtuutettu haluaisi sieltä saada. Ei ole myöskään tarkoituksen mukaista antaa yksittäisille valtuutetuille käyttöoikeuksia kaupungin järjestelmiin, vaan viranhaltijat/työntekijät antavat tiedot pyydettäessä. Valtuutettujen tulisi kuitenkin pyytää tiedot siten, että olisi kohtuullinen aika tiedon antamiseen. Lisäksi tasapuolisuuden kannalta on sama tieto annettava kaikille samassa toimielimessä oleville luottamushenkilöille. Toiminnan ja talouden raportti annetaan neljännesvuosittain hallitukselle ja valtuustolle tiedoksi. Hallitukselle kerrotaan talousasioista tämän lisäksi säännöllisesti kokouksissa.

Kaupunki tekee automatisoidun talousraportoinnin kautta tietojen siirron neljännesvuosittain Valtiokonttorille. Tiedot siirtyvät myös Tutkihallintoa.fi -nettisivustolle, jota mm. tilintarkastajat käyttävät tukena kuntien toiminnan tarkastuksissa. Se on avoin sivusto, josta kuka tahansa voi käydä katsomassa tietoja. Sieltä löytyy tietoja myös kuntakohtaisesti.

Aloite liitteenä.
 

 Valmistelija: Unto Vesamäki, puh. 044 4456132

Päätösehdotus Kaupunginhallitus toteaa aloitteen johdosta, että kaupungin taloudesta ja toiminnasta raportoidaan neljännesvuosittain ja raportit menevät tiedoksi myös kaupunginvaltuustolle. Kaupungin taloustilanteesta annetaan muutoinkin säännöllisesti tietoa kaupunginhallitukselle. Taloushallinnon järjestelmien käyttöoikeuksia ei ole tarkoituksen mukaista antaa valtuutetuille ja varavaltuutetuille, vaan valtuutetut saavat tiedot neljännesvuosiraporteilla ja muulloinkin pyydettyään niitä viranhaltijoilta ja työntekijöitä riittävän ajoissa. Pyydetyt tiedot toimitetaan aina kaikille ao. toimielimen jäsenille.
Valtuutetut voivat käyttää myös Tutkihallintoa.fi -nettisivustoa tietojen katseluun.
Aloite katsotaan loppuun  käsitellyksi.

Päätös Hyväksyttiin.

KVALT 12.12.2022 § 74 

Aapo Romppanen jätti otsikossa mainitun valtuustoaloitteen.

Päätös Aloite merkittiin tiedoksi ja lähetettiin kaupunginhallituksen valmisteltavaksi.