Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 10.09.2024/Pykälä 153

KHALL 10.09.2024 § 153  

220/07.00.00.02/2024  

Arkistolain (831/1994) 9 §:n ja Haapajärven kaupungin hallintosäännön 47-48 §:n mukaan kaupunginhallitus päättää tiedonhallinnan vastuista sekä toimintaohjeesta. Tiedonhallinnan toimintaohje sisältää sekä paperisen että sähköisen asiakirjahallinnon, arkistotoimen ja tiedonhallinnan ohjeistuksen. Ohjeessa määritellään asiakirjahallinnon käytännöt, arkistojen muodostuksen periaatteet ja vastuuhenkilöt.

Laissa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019, tiedonhallintalaki) 4 §:ssä tiedonhallintayksiköiden tehtäväksi annetaan tiedonhallinnan järjestäminen ja vastuutahojen määrittäminen. Tämä tehtävä kuuluu hallintosäännön 47-48 §:n mu-kaisesti kaupunginhallitukselle.

Tiedonhallinnon toimintaohjeen mukaan tiedonhallinnasta vastaa talous- ja hallintojohtaja, arkistosihteerin tehtäviä hoitaa hallintosihteeri ja päävastuualueiden arkistovastaavien tehtäviä hoitavat päävastuualueella sovitut toimistosihteerit.

Kaupungin kirjaamoon saapuvien asiakirjojen kirjaamisesta vastaa hallintotoimi. Kirjaamon työtehtävät sisältyvät hallintosihteerin tehtäviin. Päävastuualueilla kirjaamisesta vastaavat toimistosihteerit.

Toimintaohjeen mukaisesti kaupungilla noudatetaan arkistonmuodostuksessa, asiakirjahallinnossa ja tiedonhallinnassa hyvän hallinnon, tiedonhallinnan, tietosuojan ja julkisuuslain säännöksiä.

Toimintaohje tulee voimaan 1.10.2024.

Liitteenä Haapajärven kaupungin tiedonhallinnan toimintaohje

 Valmistelija/lisätietoja: Marianne Ahmaoja, 044 4456 132

Päätösehdotus Kaupunginhallitus hyväksyy liitteenä olevan tiedonhallinnan toimintaohjeen ja siinä määritellyt vastuut.

Päätös Hyväksyttiin.