Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 09.09.2025/Pykälä 178

KHALL 09.09.2025 § 178  

197/00.01.02.00/2025  

Haapajärven kaupunki teki 14.8.2025 tarouspyyntöjakelun konsulttipalvelun hankinnasta Haapajärven kaupungin organisaatiotarkasteluun. Tarjouspyyntö lähetettiin seuraaville tahoille: PWC, FCG, MPS, KeyColleague sekä MCS.

Tarjouspyynnössä pyydettiin pyytää tarjousta konsulttipalvelusta kaupungin organisaatiotarkasteluun. Työ tehdään yhteistyössä kaupungin johtoryhmän sekä projektin ohjausryhmän kanssa ja sen tulisi valmistua marraskuun 2025 loppuun mennessä.

Mukana tarkastelussa ovat seuraavat kokonaisuudet:

• Työllisyyspalveluiden ja hyte-työn tarkoituksenmukainen organisointi
• Hallinnon resurssin organisointi ja tasaisempi työnjako
• Koulujen johtamisjärjestelmä ja sivistyspalveluiden työnjako
• Kokonaisvaltainen organisaatiotarkastelu, jossa konsultin tulee muodostaa ehdotus mahdollisista muutoksista organisaatiorakenteeseen sekä muutosprosessiin

Tarjoukset pyydettiin 27.8.2025 mennessä ja tarjousten tuli sisältää myös optio lisätöille, koska projektin kokonaisuus voi vielä täsmentyä. Määräaikaan mennessä MPS sekä PWC ilmoittivat, että eivät tee tarjousta. Tarjoukset saatiin KeyColleaguelta sekä FCG:ltä.

Tarjoukset sekä konsulttien esittelyt esitellään kokouksessa.

 Valmistelija: vs. talous- ja hallintojohtaja Tiina Isotalus

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää konsulttipalvelun hankinnasta kaupungin organisaatiotarkasteluun.

Päätös Merkitään pöytäkirjaan, että KeyColleaguen Kristiina Määttä sekä FCG:n Pirjo Haukkapää-Haara esittelivät tarjoukset kaupunginhallitukselle teams -yhteydellä. Kokous oli tauolla klo 16:15-16:43 esittelyjen ajan.

Kaupunginhallitus päätti valita konsulttipalvelun tuottajaksi FCG Finlandin 15 950 €:n hintaan. Perusteena valinnalle ovat FCG:n vahvat referenssit kuntaorganisaatioiden kanssa työskentelystä sekä vahva toimintaympäristön tuntemus mm. kuntien uusien velvollisuuksien organisoimisesta kunnissa.

KHALL 12.08.2025 § 159 

Haapajärven kaupunki on viime vuosina tehnyt muutoksia henkilöstörakenteeseen osana arviointimenettelyn mukaista säästöohjelmaa. Säästötoimenpiteenä tehtäviä on lakkautettu ja yhdistetty mm. eri toimialojen hallinnosta. Tämän työn seurauksena on henkilöstökuluista saatu säästöjä, mutta hallinnon henkilöstöresurssi ja työtehtävät ovat samalla jakautuneet epätasaisesti organisaation eri puolille.

Samalla kuntien tehtävät ovat viime vuosina muuttuneet mm. Hyte-työn tullessa kuntien vastuulle hyvinvointialueuudistuksen myötä sekä työllisyyden hoidon muuttuessa kuntien ja työllisyysalueiden tehtäväksi vuoden 2024 alussa. Työllisyyden hoidon kokonaisuuden lisäksi myös yrityspalveluiden uusi organisointi kaupungin omasta yhtiöstä Nihakin jäseneksi siirtyessä on hyvä uudelleentarkastella. Keskusteluissa ollut elinvoimajaosto tai elinvoimatyön muu uudenlainen organisointi on luontevaa arvioida tässä yhteydessä. Hyvinvointityö ja työllisyyden koordinointi ovat tällä hetkellä hyvinvointi- ja työllisyyskoordinaattorin vastuulla, mutta erilaista hyte-työtä (mm. kulttuuri ja liikunta) sekä työllisyyden hoidon tehtävistä nuorten työpajatoimintaa hallinnoidaan nykyisellään sivistyksen toimialan alla.

Haapajärvellä on tarkoituksenmukaista tehdä laajempi tarkastelu organisaatiorakenteen osalta ja samalla kartoittaa eri toimialojen hallinnon tehtävät ja niiden jakautuminen henkilöstöresurssin kesken. Lisäksi organisaation rakenteen kokonaistarkastelu, sisältäen johtoryhmän tehtävien selkeyttäminen ja työnjaon arviointi, sekä eräiden toimintojen tarkoituksenmukainen sijoittuminen organisaatiossa on hyvä käsitellä ennen vuoden 2026 talousarviosta päättämistä.

Haapajärven kaupunki on keväällä 2025 liittynyt Kuntaliiton hallinnoimaan USO -verkostoon, jonka kautta kaupunki saa tukea kehittämistyölle sekä resurssia mm. uuden valtuustokauden kuntastrategian laatimiseen. USO-verkoston jäsenenä Haapajärvi on oikeutettu FCG -verkostohintaan, jossa konsultin htp -hinta on 1 100 e / päivä (alv 0%). Tarjouksessa nimetty asiantuntija on MBA Heli Takamäki.

FCG:n tarjous sisältää selvityksen hallinnon henkilöstöresurssin tarkastelusta, jossa läpikäydään toimenhaltijoiden tehtäväkokonaisuuksien kartoittaminen, jonka pohjalta tehdään ehdotus tehtävien uudelleen järjestämisestä ja mahdollisesti palvelujen uudesta organisoitumisesta kaupungin sisällä. FCG:n tarjous esitellään kokouksessa.

Lisäksi tarjotaan hyvinvointi  työllisyys- ja kotoutumispalvelujen kokonaisuuden tarkastelua ja kehittämistä kaupungin omassa organisaatiossa. Selvityksessä tunnistetaan nykyisen toimintamallin (ostopalvelu-, työllisyysalueen toiminta ja kaupungin oma toiminta) mahdolliset päällekkäisyydet ja tehdään ehdotus kokonaisuuden mahdollisesta yksinkertaistamisesta. Samassa yhteydessä tarkastellaan palvelukokonaisuuden sijoittuminen kaupungin organisaatiossa ja tehdään ehdotus tehtävänjaosta viran- ja toimenhaltijoiden kesken.

Työ voidaan konsulttiyhtiön puolesta saattaa valmiiksi lokakuun 2025 loppuun mennessä niin, että lopputulema voidaan ottaa huomioon vuoden 2026 talousarvion valmistelussa. Alustavasti konsulttiresurssi on 9,5 htp:tä, mutta optioon kuuluvat myös lisäpäivät samalla verkostohinnalla ja työn laajuutta voidaan tarkastella prosessin edetessä.

 Valmistelija/lisätietoja: vs. talous- ja hallintojohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus valitsee organisaatiorakenneselvityksen konsulttiyhtiöksi FCG:n tarjouksen mukaisin ehdoin.

Päätös Kaupunginhallitus palautti asian yksimielisesti uuteen valmisteluun ja kävi asiasta lähetekeskustelun.